Kancelarie notarialne przechowują dokumenty i rzeczy wartościowe
Działalność kancelarii notarialnej wiąże się bardzo często z przechowywaniem ważnych dokumentów, oświadczeń woli, papierów wartościowych, kopii bezpieczeństwa, gotówki czy innych wartościowych rzeczy. Większość kancelarii notarialnych boryka się z tym, że musi te dokumenty lub rzeczy przechowywać w sejfie i/lub szafie pancernej zlokalizowanych w biurze kancelarii.
Kancelarie notarialne są często zlokalizowane w mieszkaniach lub w lokalach nieprzygotowanych w szczególny sposób pod kątem bezpieczeństwa i przechowywania wartościowych przedmiotów. Sejfy i szafy pancerne są na pewno dobrym zabezpieczeniem, ale mogą być narażone na włamanie, kradzież i problemy z odzyskaniem skradzionej zawartości, a w konsekwencji niezadowolonych klientów kancelarii.
Skrytka sejfowa w skarbcu jako alternatywa dla sejfu w kancelarii
W przypadku kancelarii notarialnej, która świadczy usługi przechowywania dokumentów oraz rzeczy wartościowych warto, jako uzupełnienie sejfu w biurze, rozważyć skrytkę sejfową w skarbcu. Dla szczególnie wartościowych przedmiotów czy dokumentów taka forma przechowywania jest zdecydowanie bardziej bezpieczna niż sejf biurowy, a nowoczesna usługa skarbcowo-depozytowa zapewnia m.in. stały dostęp do skrytki depozytowej, ubezpieczenie oraz wiele innych udogodnień.
Jednym z ważniejszych aspektów wynajmu skrytki depozytowej w profesjonalnym skarbcu jest ograniczenie odpowiedzialności kancelarii notarialnej i powierzenie przechowywania profesjonalnemu podmiotowi, który co do zasady tylko tym się zajmuje. Profesjonalny operator skarbcowo-depozytowy jest podmiotem przestrzegających regulacji w zakresie AML oraz RODO i powinien zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa, poufności i dyskrecji.
W zależności od sytuacji skrytka depozytowa może być udostępniona wyłącznie kancelarii notarialnej lub również stronom umowy, które wymagają poświadczenia notariusza. Dostęp do skrytki firmowej może być nadany nawet dla 5 pełnomocników, kaseta depozytowa może być specjalnie zabezpieczona (zaplombowana) a w szczególnych przypadkach operator skarbcowo-depozytowy może przyjąć dyspozycję dotyczącą zablokowania dostępu do skrytki dla wszystkich stron i warunkowego odblokowania na ustalonych zasadach.
Skrytka sejfowa w nowoczesnym skarbcu - bezpieczeństwo przede wszystkim
Istotnym elementem bezpieczeństwa jest ubezpieczenie skrytki depozytowej oferowane przez operatora skarbcowo-depozytowego. Historycznie banki nie oferowały ubezpieczenia skrytki bankowej. Nowoczesne skarbce w przeciwieństwie do banków i skrytek bankowych oferują indywidualne ubezpieczenie każdej skrytki sejfowej od wszelkich ryzyk, w różnych limitach.
Nowoczesny skarbiec to specjalne, certyfikowane pomieszczenie o najwyższych standardach bezpieczeństwa, ochroną fizyczną oraz technologiami wspierającymi właściwą identyfikację każdego klienta. W przypadku najbardziej zaawansowanych obiektów dostęp do skrytki jest nadawany w formie klucza biometrycznego, który nie może być podrobiony, przekazany czy też zgubiony.
Nowoczesny skarbiec to wiele udogodnień dla klientów
Nowoczesne skrytki i kasety depozytowe są zazwyczaj formatu większego niż A4 i oferują możliwość swobodnego przechowania aktów notarialnych czy segregatorów. Jest to szczególnie istotne dla kancelarii czy firm, które chcą przechowywać głównie dokumenty np. akty notarialne, ważne umowy, oświadczenia woli czy papiery wartościowe.
Bardzo istotną przewagą nowoczesnego skarbca jest jego dostępność 24 godziny na dobę, 365 dni w roku. Nowoczesne obiekty są w pełni zautomatyzowane i umożliwiają klientom swobodny dostęp do skarbca i skrytki depozytowej. Jest to szalenie istotne w dzisiejszych czasach, kiedy z powodu koronawirusa część biur została zamknięta, a dostęp do nich jest ograniczony lub niemożliwy. Nowoczesny skarbiec nie wymaga kontaktu z personelem lub ochroną i zapewnia bezpieczny dostęp do skrytki nawet przy ograniczeniach, jakie miały miejsce w 2020 z powodu COVID19.
Z ciekawych udogodnień, które są w dzisiejszych czasach atutem warto wspomnieć, że proces podpisania umowy najmu skrytki depozytowej w nowoczesnym skarbcu powinien odbywać się elektronicznie. Podobnie z wystawieniem paragonu czy faktury oraz dokonaniem płatności za najem skrytki lub w przypadku przedłużenia umowy czy też zmiany jej warunków. Powoduje to, że usługa jest bardziej dostępna i możliwa do przygotowania i wdrożenia w kancelarii praktycznie w całości z fotela biurowego czy też home office.
Warto też zwrócić uwagę na to, co można przechowywać w skrytce depozytowej. Wielu klientów, w tym kancelarii, historycznie korzystało ze skrytek bankowych, w których zgodnie z regulaminem nie można było przechowywać np. gotówki. Oczywiście standardowe ograniczenia regulaminowe w większości skarbców zakazują przechowywania m.in. przedmiotów pochodzących z przestępstwa, materiałów wybuchowych, płynów czy też żywności. Warto podkreślić, że w pozabankowych obiektach skarbcowych można przechowywać gotówkę jak również broń (bez amunicji). Operator skarbca z reguły nie wie i nie chce wiedzieć, co klient przechowuje w swojej skrytce depozytowej.
Safebox24 to nowoczesna usługa skarbcowo-depozytowa dostępna w Warszawie i już wkrótce w wybranych miastach w Polsce. Safebox24 udostępnia skrytki depozytowe w certyfikowanych, ubezpieczonych obiektach skarbcowych, zapewniając dostęp do skrytki 24/7 w oparciu o identyfikację biometryczną.