Szukaj
  • Bartłomiej Dmitruk

Depozytowa skrytka firmowa – dlaczego warto ją wynająć?

Aktualizacja: 6 dni temu

Przedsiębiorcy zmagają się na co dzień z wieloma przeciwnościami losu i ryzyko biznesowe nie jest im obce. Świadomość ponoszonego ryzyka jest coraz większa a zapewnienie bezpieczeństwa staje się coraz większym priorytetem. Dlatego depozytowa skrytka firmowa może nam pomóc, aby zapewnić bezpieczeństwo w pewnych aspektach działania przedsiębiorstwa. 


Tajemnica przedsiębiorstwa


Jednym z elementów wartych zabezpieczenia jest tajemnica przedsiębiorstwa, czyli dane i informacje, które stanowią o przewadze konkurencyjnej danej firmy i często są jednym z głównych czynników sukcesu.


Na tajemnicę przedsiębiorstwa składają się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (art. 11 ust. 2 UZNK). Jest to aktualna definicja, wprowadzona ustawą z dnia 5 lipca  2018 r. o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, implementującą Dyrektywę UE dotyczącą tajemnicy przedsiębiorstwa.


Co to w praktyce oznacza? Często na tajemnicę przedsiębiorstwa składa się wiedza, czyli tzw. know-how, często jest to technologia lub receptura a często są to wypracowane przez lata relacje z kontrahentami wraz ze sposobem ofertowania, danymi sprzedażowymi, cenami czy marżami. Może to być również kod źródłowy oprogramowania lub napisanej gry, strategiczna umowa podpisana przez właścicieli czy też kontrakt wygrany z nowym kontrahentem. Tego typu informacje powinny być w odpowiedni sposób zabezpieczone i dostępne tylko dla osób uprawnionych i odpowiednio autoryzowanych. 


Kopie bezpieczeństwa


Utrata danych to cały czas bardzo gorący temat. Utracone dane służbowe czy też prywatne to często bolesne doświadczenie i wielokrotnie sytuacja nieodwracalna.



Cyberataki, kradzieże, zalania, pożary, awarie – istnieje sporo scenariuszy na utratę ważnych danych. Niestety, człowiek jest odpowiedzialny za około 25% wszystkich takich przypadków. Jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest regularne tworzenie (i sprawdzanie) kopii zapasowych. Przygotowanie dobrej strategii backupowej to bardzo rozsądny krok, jednak kluczowe jest jej skuteczne wdrożenie.


Reguła 3-2-1 dotycząca tworzenia kopii zapasowych jest metodą pozwalającą na zapewnienie swoim danym realnego bezpieczeństwa (nie takiego, które dobrze będzie wyglądało jedynie na papierze). Ta prosta i uniwersalna reguła mówi o tym, ile kopii zapasowych należy wykonać i gdzie je przechowywać. Zatem:

  • zawsze miej trzy backupy,

  • używaj dwóch różnych technologii przechowywania danych (chmura, pendrive, zewnętrzny dysk twardy, taśma itp.),

  • jeden backup przechowuj zawsze poza domem lub firmą.



Dane osobowe, dane medyczne, kody źródłowe, informacje wrażliwe, to tylko niektóre dane biznesowe, które warto przechowywać w postaci kopii bezpieczeństwa poza firmą. Zdjęcia rodzinne, kopie komputerów, kontakty, to niektóre dane prywatne, których utrata zawsze jest szczególnie bolesna.


Szczegółowe wytyczne dotyczące bezpieczeństwa informacji, w tym tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa reguluje m.in. norma ISO/IEC 27001 – norma międzynarodowa standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Dodatkowe regulacje w tym zakresie zostały opracowane w ramach europejskich i krajowych przepisów dotyczących RODO.



Kluczowe dokumenty


Każda firma posiada umowy, oświadczenia woli i kluczowe dokumenty, których nie przekaże do archiwum i nie powierzy osobom trzecim. Są to dokumenty przeznaczone często dla wąskiego grona osób – właścicieli, zarządu czy też rady nadzorczej. Takie dokumenty powinny być odpowiednio zabezpieczone i przechowywane w bezpieczny, monitorowany sposób, z dostępem wyłącznie dla autoryzowanych osób.


Sejf w firmie



Obecnie najbardziej popularnym rozwiązaniem w firmach, kancelariach prawnych czy kancelariach notarialnych jest sejf firmowy. Oczywiście jest to rozwiązanie dające pewien poziom bezpieczeństwa i odpowiednie zabezpieczenie. Często jednak jest to rozwiązanie niepełne, wymagające szeregu kompromisów:

  • dostęp do sejfu ma zazwyczaj jedna osoba lub szereg osób posiadające dostęp do kluczy. Klucze są o tyle problematyczne, że można je zgubić lub przekazać w niepowołane ręce;

  • w przypadku dodatkowych zabezpieczeń typu kody numeryczne, często kody te są zapominane lub gubione;

  •  wielokrotnie słyszeliśmy, że doszło do zgubienia kluczy lub kodów, przez co próba otwarcia sejfu kończyła się wezwaniem specjalistów, którzy musieli dokonać mechanicznego otwarcia uszkadzającego trwale sejf;

  • sejfy w firmach są zazwyczaj nieubezpieczone lub obejmuje je polisa majątkowa danego biura/obiektu. Nie jest to ubezpieczenie dedykowane;

  • dostęp do sejfu najczęściej nie jest monitorowany – nie ma pewności, kto i kiedy otwierał sejf, i jest to szczególnie niebezpieczne w przypadku, jeśli dostęp do niego ma kilka osób.



To tylko niektóre przypadki i uwagi, które słyszymy od naszych klientów firmowych. Warto je wziąć pod uwagę przy rozważaniu właściwego zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa, kopii bezpieczeństwa czy innych ważnych dokumentów lub przedmiotów firmowych.



Świadczymy profesjonalne usługi przechowywania mienia w skrytkach depozytowych, w certyfikowanych obiektach skarbcowych. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.


Tel. + 48 22 122 52 35

Kom. + 48 539 306 116

ul. Koszykowa 49 A

 

00-659 Warszawa

 

  • LinkedIn - Biały Krąg
  • Facebook - Biały Krąg
  • Twitter - Biały Krąg

© 2020 by Safebox24Team