Firmy działają w warunkach ryzyka rynkowego, które jest w miarę przewidywalne i mierzalne. Biznesplany zakładają m.in. uwarunkowania biznesowe, finansowe, marketingowe i techniczne do osiągnięcia wyznaczonych celów w postaci np. wartości sprzedaży, poziomu EBITDA czy też zysku netto.
Poza ryzykiem rynkowym występują od czasu do czasu sytuacje kryzysowe, które mają zazwyczaj niskie prawdopodobieństwo, ale są niesłychanie trudne do oszacowania w skutkach. Sytuacje takie to na przykład pożar, powódź, kradzież, sabotaż, terroryzm, czy coraz częściej cyberatak, których czasu wystąpienia ani konsekwencji nie można do końca przewidzieć.
Chcąc przygotować się na takie sytuacje oraz ograniczyć ich skutki firmy przygotowują tzw. Plan Ciągłości Działania (Business Continuity Plan, BCP). Dobrze przygotowany plan pozwala zazwyczaj firmie sprawnie reagować na sytuacje kryzysowe i działać według scenariuszy opracowanych na wypadek wybranych zagrożeń.
Założeniem Planu Ciągłości Działania jest zapewnienie przetrwania firmy, do czasu powrotu do sytuacji sprzed sytuacji kryzysowej. Planowanie Ciągłości Działania pozwala zminimalizować starty zarówno finansowe jak i te niemierzalne, takie jak np. utrata reputacji czy też zaufania.
Plan Ciągłości Działania to często scenariusze opracowane w formie procedur działania dla określonych osób lub zespołów, wyznaczenie centrów zapasowych oraz innych zasobów umożliwiających kontynuację funkcjonowania firmy w utrudnionych warunkach.
Na Plan Ciągłości Działania często składają się nie tylko ludzie i procedury, ale też różne inne rzeczy takie jak: karty dostępu i klucze zapasowe, kody dostępu oraz hasła do logowania, kopie zapasowe, pełnomocnictwa i inne dokumenty umożliwiające reprezentację firmy w kryzysie.
Warto w Planie Ciągłości Działania uwzględnić miejsce poza firmą i centrum zapasowym, gdzie znajdą się wszystkie lub część z wyżej wymienionych dokumentów i przedmiotów. W praktyce Plan Ciągłości Działania znajduje się często w sejfie biurowym, w pokoju szefa czy domu właściciela. Zdarza się jednak, że w sytuacjach kryzysowych dostęp do biura jest ograniczony, klucze i kody do sejfu gdzieś się zgubiły a właściciel lub szef jest właśnie na dłuższych wakacjach i może wrócić dopiero za kilka dni.
Nowoczesny skarbiec oraz skrytka depozytowa mogą być ciekawą propozycją do uwzględnienia przy opracowaniu Planu Ciągłości Działania. Profesjonalny, certyfikowany skarbiec to miejsce dobrze zabezpieczone i przygotowane na scenariusze kryzysowe. Nowoczesna usługa depozytowo-skarbcowa umożliwia dostęp do skrytki 24 godziny na dobę, 365 dni w roku i jest przygotowana w sposób umożliwiający stały dostęp dla upoważnionych osób.
Dostęp do skarbca i skrytki sejfowej jest nadawany w oparciu o zaawansowaną biometrię dłoni lub twarzy i nie wymaga dodatkowych kluczy, haseł czy PINów. W sytuacji kryzysowej upoważnione osoby mają dostęp do skrytki na podstawie nadanego klucza biometrycznego, którego nie można podrobić, ukraść czy też zgubić.
Dodatkowo obecnie dostęp do skarbca i skrytki sejfowej może mieć więcej niż dwie osoby – do skrytki firmowej w nowoczesnym skarbcu można upoważnić nawet do pięć osób.
Profesjonalny skarbiec oraz skrytki depozytowe są przystosowane do depozytu dokumentów (kasety depozytowe mają format A4), kopii bezpieczeństwa oraz innych wrażliwych lub wartościowych przedmiotów.
Biorąc pod uwagę powyższe aspekty, warto rozważyć uwzględnienie i wynajęcie skrytki depozytowej u profesjonalnego depozytariusza w Planie Ciągłości Działania. Dobrze dobrana usługa skrytki sejfowej może zaoszczędzić wiele kosztów oraz nerwów w sytuacjach kryzysowych dla firmy.
Safebox24 to nowoczesna usługa skarbcowo-depozytowa dostępna w Warszawie i już wkrótce w wybranych miastach w Polsce. Safebox24 udostępnia skrytki depozytowe w certyfikowanych, ubezpieczonych obiektach skarbcowych, zapewniając dostęp do skrytki 24/7 w oparciu o identyfikację biometryczną.